Wezwanie do zapłaty – Poradnik

Przedsądowe, przedprocesowe czy też po prostu wezwanie do zapłaty, stanowi w każdym przypadku jedną z form przedsądowego sposobu załatwienia sporu prawnego powstałego pomiędzy wierzycielem a nierzetelnym kontrahentem.

Podstawy prawne wezwania do zapłaty

Samo sporządzenie wezwania do zapłaty służy w sposób oczywisty uzyskaniu spłaty wszelkich niezapłaconych należności przysługujących wierzycielowi od nierzetelnego kontrahenta. Zazwyczaj będzie to miało miejsce w przypadku upływu terminu spełnienia świadczenia kontrahenta wynikającego z umowy lub faktury. W takim przypadku jasnym jest kiedy żądanie wierzyciela stało się wymagalne.

Kiedy roszczenie wierzyciela staje się wymagalne?

Ustawa nie definiuje pojęcia wymagalności. Przyjmuje się, że przez wymagalność należy rozumieć stan, w którym wierzyciel ma prawną możliwość żądania zaspokojenia przysługującej mu wierzytelności (pierwszą chwilę, z której upływem wierzyciel może domagać się od dłużnika spełnienia świadczenia) albo też, iż jest to ostatni dzień, w którym dłużnik może spełnić świadczenie w sposób zgodny z treścią zobowiązania. Jest to stan potencjalny, w którym dłużnik może spełnić świadczenie w sposób zgodny z treścią zobowiązania. Jest to stan potencjalny o charakterze obiektywnym, którego początek następuje w chwili, gdy wierzytelność zostanie uaktywniona. Roszczenia mogą uzyskać przymiot wymagalności – w dniu oznaczonym przez ustawę lub czynność prawną, albo w dniu wynikającym z właściwości zobowiązania, w tym również niezwłocznie po jego powstaniu.

W przypadku braku terminu zapłaty wynikającego z umowy lub innego dokumentu stanowiącego podstawę roszczeń wierzyciela, wezwanie do zapłaty będzie dokumentem wyznaczającym termin, w którym należność wierzyciela będzie wymagalna, co reguluje ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 114, 1495 z 2020 r.) – zwana dalej „kodeksem cywilnym”. 

Zgodnie bowiem z art. 455 kodeksu cywilnego – „Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania”.

Powyższy przepis oznacza, iż w przypadku braku konkretnego terminu zapłaty należności przysługującej wierzycielowi od nierzetelnego kontrahenta, ten pierwszy powinien wezwać go do zapłaty wskazując termin do spełnienia świadczenia, po upływie, którego stanie się ono wymagalne.

W ten sposób dochodzimy do kolejnego podstawowego celu wezwania do zapłaty, jakim jest określenie dokładnego terminu wymagalności roszczenia, po którego upływie wierzyciel będzie mógł domagać się jego spełnienia. 

Następnie tak jak wskazano powyżej wezwanie do zapłaty stanowi także pozasądowy sposób załatwienia spory pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem.

Jak wskazuje natomiast ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – kodeks postępowania cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. poz. 1460, 1469, 1495, 1649, 1655, 1798, 1802, 1818, 2070, 2089, 2128, 2217, z 2020 r. poz. 288, 462, 875) – zwana dalej „kodeksem postępowania cywilnego”, jednym z wymogów formalnych pozwu inicjującego postępowanie przed sądem powszechnym, zgodnie z treścią art. 187 § 1 pkt. 3 kodeksu postępowania cywilnego jest wskazanie informacji, czy strony postępowania podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.

Forma i treść wezwania do zapłaty

Wskazać należy, że zarówno forma jak i treść wezwania do zapłaty nie została uregulowana ustawowo, co oznacza, że brak jest jednego wzoru wezwania do zapłaty i to w gestii  wierzyciela pozostaje to co zostanie w nim zawarte. Niemniej jednak można wskazać pewne elementy, które każde wezwanie do zapłaty powinno wskazywać tak aby w sposób wystarczający dało się odczytać  dokładną treść żądania wierzyciela.

Elementy, ktore powinny znaleźć się w wezwaniu do zapłaty

1) Miejsce i data sporządzenia wezwania.

2) Dane wierzyciela (adres, imię i nazwisko lub nazwa a także w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową dane rejestrowe takie jak: NIP, REGON, KRS).

3) Dane dłużnika (adres, imię i nazwisko lub nazwa, jak i w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą lub zawodową dane takie jak: NIP, REGON, KRS). 

4) Wskazanie podstawy faktycznej żądań poprzez wymienienie nazwy i daty umowy lub faktury, z której wierzyciel wywodzić będzie swoje dalsze roszczenia jak i wskazanie dokładnych kwot żądanej należności

5) Termin zapłaty należności głównej wskazanej w wezwaniu oraz ewentualnych należności ubocznych związanych z upływem terminu spełnienia świadczenia.

6) Wskazanie sposobu spełnienia żądania zawartego w wezwaniu, najczęściej poprzez wskazanie rachunku bankowego, na który ma nastąpić zapłata.

7) Własnoręczny podpis osoby sporządzającej wezwanie do zapłaty.

Ważnym elementem wezwania do zapłaty będzie wskazanie na jego końcu kroków prawnych, które wierzyciel zamierza podjąć w przypadku niewywiązania się dłużnika z żądań zawartych w treści wezwania.

Pytania i odpowiedzi

Czy wezwanie do zapłaty przerywa bieg przedawnienia?

Nie. Zgodnie z art. 123 Kodeksu cywilnego do przerwania bieg przedawnienia roszczenia majątkowego dojdzie przez każdą czynność podjętą przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia.

Do przerwania biegu przedawnienia dojdzie także przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje oraz przez wszczęcie mediacji przed zawodowym mediatorem.

Czy wezwanie do zapłaty mogę wysłać e-mailem?

Tak. Obecnie wezwanie do zapłaty wysyłane pomiędzy przedsiębiorcami, a zatem osobami fizycznymi, osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, prowadzącymi we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową można wysłać także za pośrednictwem wiadomości mailowej. 

Możliwość taką wprowadziła nowelizacja ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczej i wymianie danych gospodarczych, która weszła w życie w dniu 13 listopada 2017 r. i wprowadza do polskiego stanu prawnego nowość  w postaci tzw. elektronicznego wezwania do zapłaty, o którym mowa w art. 15 ust. 1a przedmiotowej ustawy. Jak wynika z treści przywołanego przepisu aby można było skorzystać z takiej możliwości, przedsiębiorca w umowie z kontrahentem winien umieścić zapis stanowiący o możliwości wysłania wezwania do zapłaty w sposób elektroniczny, na wskazany w umowie adres skrzynki mailowej. 

Podkreślenia wymaga, iż przedmiotowe rozwiązanie służy jedynie w realizacji roszczeń pomiędzy przedsiębiorcami.

Nowelizacja ustawy wprowadziła także możliwość skierowania e-mailem ostrzeżenia o zamiarze wpisania nieuczciwego klienta do biura informacji gospodarczej.

W pozostałych przypadkach dotyczących roszczeń przedsiębiorców wobec konsumentów w dalszym ciągu konieczne jest wysłanie wezwania do zapłaty w formie listu poleconego.

Kiedy wyslać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty można wysłać już pierwszego dnia po upływie terminu spełnienia świadczenia. Tak jak wskazywano powyżej, w przypadku braku terminu spełnienia świadczenia wezwanie do zapłaty powinno wskazywać termin spełnienia świadczenia, po którego upływie stanie się ono wymagalne, a co za tym idzie po upływie, którego będzie można naliczać odsetki w związku z opóźnieniem w spełnieniu świadczenia.

W tym przypadku także otrzymanie wezwania do zapłaty będzie wyznaczać także początek biegu terminu przedawnienia. Stanie się tak wtedy kiedy strony stosunku prawnego nie wyznaczyły terminu spełnienia świadczenia,  a zatem brak było ostatniego dnia, w którym dłużnik może spełnić świadczenie.

Czy istnieje termin po upływie, ktorego wysłane wezwanie do zapłaty może okazać się nie skuteczne?

Tak. nastąpi to w przypadku,  w którym żądanie spełnienia żądania majątkowego zawartego w wezwaniu do zapłaty zostały skierowane do dłużnika po upływie terminu przedawnienia właściwego dla danego rodzaju roszczenia majątkowego. 

W tej mierze wskazać należy, iż zgodnie z art. 117 kodeksu cywilnego roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu, co powoduje, iż po upływie terminu przedawnienia ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia chyba, że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia.

WAŻNE! Nowelizacja kodeksu cywilnego, która weszła w życie dnia 9 lipca 2018 r. wprowadziła stan prawny, zgodnie z którym po upływie terminu przedawnienia nie można co do zasady domagać się zaspokojenia roszczenia przysługującemu przeciwko konsumentowi. Jedynie w wyjątkowych przypadkach sąd będzie mógł, po rozważeniu interesu stron, nie uwzględnić upływu terminu przedawnienia przysługującemu przeciwko konsumentowi, jeżeli wymagać tego będą względy słuszności.  W tym celu sąd będzie musiał rozważyć w szczególności długość terminu przedawnienia, długość okresu od upływu terminu przedawnienia do chwili dochodzenia roszczenia, jak i charakter okoliczności, które spowodowały niedochodzenie roszczenia przez uprawnionego, w tym także wpływ zobowiązanego na opóźnienie uprawnionego w dochodzeniu roszczenia. 

Kim jest konsument?

Za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

Ile wynoszą terminy przedawnienia?

Kwestię tę reguluje art. 118 kodeksu cywilnego, który stanowi, iż  jeśli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia roszczenia majątkowego wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej –trzy lata.

DLACZEGO WYSŁANIE KONTRAHENTOWI WEZWANIE DO ZAPŁATY JEST WAŻNE?

Tak jak wskazywano powyżej po pierwsze w przypadku gdy termin spełnienia świadczenia wynikającego z umowy nie został określony to wezwanie do zapłaty będzie wyznaczał termin końcowy jego spełnienia, a zatem i wymagalność roszczenia.

Po drugie natomiast wezwanie do zapłaty stanowić będzie pozasądowy sposób rozwiązania sporu co stanowi wymóg formalny pozwu składanego do sądu powszechnego w celu uzyskania tytułu wykonawczego, w postaci wyroku sądowego z klauzulą wykonalności, co posłuży w dalszej kolejności do egzekucji roszczeń wierzyciela. 

CZY WEZWANIE DO ZAPŁATY MUSI SPEŁNIAĆ WYMAGANIA INFORMACYJNE WYNIKAJĄCE Z ROZPORZĄDZENIA RODO?

Nie. Obowiązek informacyjny, a w szczególności prawo osoby do uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych osobowych nie ma charakteru absolutnego. Kwestię tę reguluje art. 14 ust. 5 rozporządzenia RODO, który wymienia szereg okoliczności, w których wtórny obowiązek informacyjny będzie wyłączony. Wśród nich za najważniejszą uznać należy tę okoliczność, gdy osoba, której dane dotyczą dysponuje już informacjami o ich przetwarzaniu (art. 14 ust. 5 pkt. a rozporządzenia RODO), jak i tę gdy udzielenie takich informacji okazuje się niemożliwe lub gdy udzielenia takich informacji okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 pkt. b rozporządzenia RODO). 

Podkreślić także należy, iż w przypadku osób połączonych zobowiązanych wobec siebie na mocy zawartego stosunku prawnego przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem między innymi wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 pkt. b rozporządzenia RODO). 

Kolejnym przepisem pozwalającym wierzycielowi przetwarzanie danych osobowych nierzetelnego kontrahenta jest sytuacja opisana w art. 6 ust. 1 pkt. f rozporządzenia RODO. Zgodnie z przywołanym przepisem przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

CZY W WEZWANIU DO ZAPŁATY MOŻNA WSKAZAĆ NALEŻNOŚCI INNE NIŻ GŁÓWNA?

Wskazać należy, iż oprócz należności głównej wierzyciel ma prawo wskazać w wezwaniu do zapłaty także inne należności, w tym w szczególności tzw. należności uboczne powstałe z tytułu opóźnienia dłużnika w spełnieniu świadczenia, a także należności związane z celowym dochodzeniem roszczenia, co znajduje swoje odzwierciedlenie w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 935).

Jeśli chodzi o pierwsze z nich, mowa oczywiście o odsetkach. 

Zgodnie z art. 481 § 1 kodeksu cywilnego wierzyciel ma prawo żądania odsetek jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. 

Naliczanie odsetek może nastąpić już następnego dnia po upłynięciu wyznaczonego terminu zapłaty. Odsetki naliczane są za każdy dzień opóźnienia w płatności. O ile ich wysokość nie została określona w stosownej umowie, za opóźnienie należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych. Jednakże maksymalna wysokość odsetek za opóźnienie nie może w stosunku rocznym przekraczać dwukrotności odsetek ustawowych za opóźnienie (odsetki maksymalne za opóźnienie).
Aktualnie, odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą 6,5%, a maksymalne odsetki za opóźnienie – 13,5% w stosunku rocznym.

Natomiast gdy dłużnikiem jest przedsiębiorca lub podmiot publiczny, można w tym przypadku skorzystać z  prawa do domagania się odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, które wynikają z  art. 7 ust. 1 i 8 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych wynosi: 9,5% w stosunku rocznym – w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym, a 11,5% w stosunku rocznym -w transakcjach handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym.

Ponadto, nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych nadana ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. – o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych wprowadziła w dniu 1 stycznia 2020 r. życie nowe brzmienie art. 10 ustawy, który umożliwia przedsiębiorcy dochodzenie od nierzetelnego kontrahenta tzw. rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, przy czym ustawodawca rozszerzył ich wysokość, uzależniając ją od wysokości dochodzonej od dłużnika należności.

W aktualnym stanie prawnym wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, o których mowa w art. 7 ust. 1 lub art. 8 ust. 1, przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty: 1) 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych; 2) 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych; 3) 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych. 

Zgodnie z przywołanym przepisem równowartość kwoty rekompensaty, o której mowa w ust. 1, jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne. 

Co istotne jednak, oprócz kwoty rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, wierzycielowi przysługuje również zwrot, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających kwotę rekompensaty, co oznacza, iż w przypadku gdyby koszt dochodzenia należności przekroczył wysokość rekompensaty wskazanej w przedmiotowym przepisie, wierzyciel będzie miał prawo dochodzenia należności przekraczających wysokość rekompensaty.